Cloud-Speicher für Unternehmen im Vergleich

Die gemeinsame Dateiablage ist in vielen Betrieben über Jahre gewachsen. Ein Netzlaufwerk mit Ordnern, deren Struktur niemand mehr vollständig erklärt, dazu einzelne Cloud-Konten, die sich Beschäftigte für den Austausch mit Kunden eingerichtet haben. Der Wechsel zu einem gemeinsamen Cloud-Speicher wird meist durch einen konkreten Anlass ausgelöst: mobiles Arbeiten, ein anstehender Serverwechsel oder die Erkenntnis, dass die Zusammenarbeit an Dokumenten über E-Mail-Anhänge nicht mehr funktioniert. Dieser Beitrag ordnet ein, welche Kategorien es am Markt gibt, welche Kriterien in der Praxis den Ausschlag geben und welche Fragen vor einem Wechsel geklärt sein sollten.

Drei Kategorien am Markt

Die Angebote lassen sich grob in drei Gruppen einteilen, die sich in Zweck und Preisgestaltung deutlich unterscheiden.

Speicher als Teil einer Büro-Suite. Hier ist der Speicher eng mit Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Postfach und Kommunikationswerkzeugen verbunden. Der Vorteil liegt in der gemeinsamen Benutzerverwaltung und in der gleichzeitigen Bearbeitung von Dokumenten. Der Nachteil ist die enge Bindung: Ein Wechsel betrifft nicht nur die Dateien, sondern die gesamte Arbeitsumgebung.

Eigenständige Speicherdienste. Diese konzentrieren sich auf Ablage, Synchronisation und Freigabe. Sie lassen sich mit unterschiedlichen Büroanwendungen kombinieren und sind in der Regel einfacher zu wechseln. Bei der gleichzeitigen Bearbeitung von Dokumenten sind sie meist von der Anbindung an Drittanbieter abhängig.

Selbst betriebene Lösungen. Eine Speichersoftware auf eigenem Server oder bei einem Hoster, betrieben in eigener Verantwortung. Die Kontrolle über Daten und Speicherort ist am größten, ebenso der Betriebsaufwand. Für Betriebe mit vorhandener technischer Betreuung ist das eine ernsthafte Option, ohne diese selten.

Eine vierte Kategorie, der reine Objektspeicher, richtet sich an technische Anwendungen wie Sicherungen oder Anwendungsdaten und ist für die tägliche Dateiablage durch Beschäftigte nicht gedacht.

Kriterien, die in der Praxis entscheiden

Kriterium	Worauf zu achten ist
Speicherort	In welchem Land liegen die Daten, und lässt sich das festlegen oder ändern?
Verschlüsselung	Verschlüsselt im Transport und im Ruhezustand? Wer hält die Schlüssel?
Rechteverwaltung	Rechte je Ordner, je Gruppe, Vererbung, Freigaben mit Ablauf und Passwort
Versionierung	Wie viele Versionen, wie lange, wie einfach wiederherstellbar?
Papierkorb	Vorhaltezeit gelöschter Dateien, getrennter Papierkorb für Administration
Synchronisation	Selektive Synchronisation, Dateien bei Bedarf, Verhalten bei Konflikten
Externe Zusammenarbeit	Freigaben an Personen ohne Konto, Rechte auf Lesen oder Bearbeiten
Protokollierung	Nachvollziehbarkeit von Zugriffen, Freigaben und Löschungen
Datenexport	Wie kommt man mit vertretbarem Aufwand wieder heraus?

Die letzten beiden Punkte werden bei der Auswahl regelmäßig vernachlässigt und später schmerzlich vermisst. Ein Export, der nur Datei für Datei über die Weboberfläche möglich ist, macht einen Anbieterwechsel bei größeren Beständen praktisch unmöglich. Wer vor der Entscheidung prüft, ob es einen Massenexport oder eine Schnittstelle gibt, spart sich diese Situation.

Zur Frage der Verschlüsselung

Nahezu alle Anbieter verschlüsseln im Transport und im Ruhezustand. Der wesentliche Unterschied liegt darin, wer die Schlüssel besitzt. Bei den meisten Diensten liegt der Schlüssel beim Anbieter, was Funktionen wie Volltextsuche, Vorschau und Wiederherstellung vergessener Zugänge erst ermöglicht.

Bei Ende-zu-Ende-Verschlüsselung liegt der Schlüssel ausschließlich beim Kunden. Der Anbieter kann die Inhalte dann nicht einsehen. Der Preis ist Funktionsverlust: Suche über Inhalte, serverseitige Vorschau und gleichzeitige Bearbeitung sind eingeschränkt oder entfallen. Vor allem aber trägt der Betrieb die volle Verantwortung für den Schlüssel. Geht er verloren, sind die Daten verloren, ohne Rückweg.

Für die meisten kleinen Betriebe ist eine Mischung sinnvoll: Standardverschlüsselung für den allgemeinen Bestand, Ende-zu-Ende-Verschlüsselung oder ein separater verschlüsselter Bereich für besonders schutzbedürftige Unterlagen.

Cloud-Speicher ist keine Datensicherung

Dieser Punkt verdient einen eigenen Abschnitt, weil er der häufigste Irrtum in diesem Bereich ist. Ein synchronisierter Cloud-Ordner verteilt Änderungen, er bewahrt keine Stände auf. Wird eine Datei gelöscht oder fehlerhaft überschrieben, gilt das für alle verbundenen Geräte.

Die üblichen Schutzmechanismen sind Versionshistorie und Papierkorb. Beide haben begrenzte Vorhaltezeiten, die je nach Tarif von wenigen Wochen bis zu einigen Monaten reichen. Für den einzelnen Bedienfehler reicht das. Für einen Schaden, der erst nach längerer Zeit auffällt, oder für die Wiederherstellung eines größeren Bestandes ist es unzureichend, weil die Rückholung über die Versionshistorie bei vielen Dateien mühsam ist.

Sinnvoll ist deshalb eine unabhängige Sicherung der Cloud-Ablage, entweder als regelmäßige lokale Kopie oder über einen spezialisierten Sicherungsdienst. Der Aufwand ist gering, sofern man es beim Einrichten mitdenkt. Nachträglich fällt es meist erst auf, wenn es gebraucht wird.

Ordnerstruktur und Rechte vor der Migration klären

Der technische Umzug der Dateien ist selten das Problem. Aufwendig ist die Frage, wie die Ablage künftig aussehen soll.

Gewachsene Strukturen einfach zu übernehmen, verschiebt das Problem nur. Ein Umzug ist einer der wenigen Momente, in denen sich Aufräumen ohne großen Widerstand durchsetzen lässt. Ein pragmatisches Vorgehen:

1. Bestand sichten und grob bewerten, welche Bereiche aktiv genutzt werden und welche nicht.
2. Alles, was älter als ein definierter Stichtag ist und nicht laufend gebraucht wird, in ein Archiv verschieben, statt es mitzunehmen.
3. Eine flache Struktur mit klaren Verantwortlichkeiten entwerfen. Tiefe Verschachtelung erschwert Rechtevergabe und Suche.
4. Rechte auf Gruppen vergeben, nicht auf einzelne Personen. Personalwechsel wird dadurch zur Frage der Gruppenzugehörigkeit.
5. Regeln für Dateinamen und Ablageorte festlegen und kurz dokumentieren.
6. Mit einer Abteilung oder einem Bereich beginnen, Erfahrungen sammeln, dann ausrollen.

Aufbewahrungspflichten für steuer- und handelsrechtlich relevante Unterlagen bestehen unabhängig vom Speicherort fort. Wer den Archivbestand auslagert, muss dessen Lesbarkeit und Verfügbarkeit über den gesamten Zeitraum sicherstellen. Diese Angaben sind eine allgemeine Einordnung und ersetzen keine steuerliche oder rechtliche Beratung.

Kostenmodelle richtig lesen

Abgerechnet wird üblicherweise pro Nutzer und Monat, mit einem Speicherkontingent je Nutzer oder für den gesamten Betrieb. Auf den ersten Blick sind die Unterschiede zwischen Anbietern gering. Relevanter sind die Nebenbedingungen.

• Mindestnutzerzahl. Manche Geschäftstarife setzen eine Untergrenze, die für sehr kleine Betriebe den effektiven Preis anhebt.
• Funktionsstufen. Rechteverwaltung, Protokollierung, längere Versionshistorie und Freigaben mit Ablaufdatum stecken häufig erst in höheren Stufen. Wer diese Funktionen braucht, sollte die passende Stufe vergleichen, nicht die Einstiegsstufe.
• Externe Beteiligte. Ob Personen ohne eigenes Konto auf freigegebene Bereiche zugreifen können oder ob dafür ein kostenpflichtiger Zugang nötig ist, verändert die Rechnung erheblich, wenn regelmäßig mit Kunden oder Partnern zusammengearbeitet wird.
• Datenvolumen beim Herausholen. Bei manchen Diensten fallen Gebühren für den Abruf großer Datenmengen an. Für die tägliche Nutzung ist das irrelevant, für einen Anbieterwechsel oder eine vollständige Rücksicherung nicht.
• Vertragslaufzeit. Jahresbindung ist üblich und häufig günstiger, verringert aber die Beweglichkeit in der Erprobungsphase.

Für die Entscheidung ist weniger der Monatspreis ausschlaggebend als die Gesamtkosten über drei Jahre unter realistischen Annahmen zu Nutzerzahl und Funktionsstufe.

Datenschutz und Vertragsgestaltung

Beim Einsatz eines Cloud-Speichers verarbeitet der Anbieter personenbezogene Daten im Auftrag. Erforderlich ist daher ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung, den seriöse Anbieter standardmäßig bereitstellen. Zusätzlich sollte der Dienst im Verarbeitungsverzeichnis erfasst sein.

Liegen Daten außerhalb der EU oder hat der Anbieter dort seinen Sitz, ist zusätzlich die Rechtsgrundlage für die Übermittlung zu betrachten. Viele große Anbieter bieten inzwischen die Wahl eines Speicherorts innerhalb der EU an, was die Bewertung vereinfacht, den Sitz des Unternehmens aber nicht verändert. Wo besondere Kategorien personenbezogener Daten oder Berufsgeheimnisse betroffen sind, etwa im Gesundheits- oder Rechtsbereich, gelten strengere Anforderungen, die im Einzelfall fachlich geprüft werden sollten. Auch diese Ausführungen ersetzen keine Rechtsberatung.

Häufige Fragen

Lohnt sich der Umstieg vom lokalen Netzlaufwerk?

Das hängt vor allem vom Arbeitsmodus ab. Wenn ausschließlich im Büro gearbeitet wird und die vorhandene Lösung stabil läuft, ist der Druck gering. Sobald mobil oder an mehreren Standorten gearbeitet wird oder regelmäßig Dateien mit Externen ausgetauscht werden, verschiebt sich die Rechnung deutlich, weil die Alternativen dafür entweder umständlich oder unsicher sind. Ein weiterer häufiger Anlass ist ein anstehender Hardwarewechsel, weil dann ohnehin investiert werden müsste.

Sollten alle Dateien in die Cloud oder nur ein Teil?

Ein gemischter Aufbau ist verbreitet und praktikabel. Aktive Arbeitsdaten liegen in der Cloud, sehr große Bestände wie Videomaterial oder Konstruktionsdateien bleiben aus Geschwindigkeitsgründen lokal, und der Archivbestand liegt an einem dritten, kostengünstigen Ort. Wichtig ist, dass klar geregelt ist, was wohin gehört. Uneindeutigkeit führt schnell dazu, dass Dateien an mehreren Orten in unterschiedlichen Ständen liegen.

Was tun, wenn Beschäftigte private Konten für Firmendateien nutzen?

Das kommt häufig vor und entsteht meist aus einer Lücke im Angebot, nicht aus Nachlässigkeit. Wenn kein einfacher Weg existiert, eine große Datei an einen Kunden zu senden, wird improvisiert. Sinnvoller als ein Verbot ist deshalb, zuerst einen bequemen betrieblichen Weg bereitzustellen und diesen bekannt zu machen. Erst danach greift eine Regelung, die die Nutzung privater Konten für Firmendaten ausschließt. Beim Ausscheiden von Beschäftigten ist zusätzlich zu klären, dass keine betrieblichen Daten in privaten Ablagen zurückbleiben.