Excel-Onlinekurse oder Präsenzschulung: was sich wann lohnt

Excel gehört zu den Programmen, an denen im Büroalltag kaum jemand vorbeikommt. Entsprechend regelmäßig stellt sich in kleinen Unternehmen die Frage, wie Mitarbeitende das Programm lernen sollen: über einen Onlinekurs, den jeder in eigenem Tempo durcharbeitet, oder über eine Schulung mit Trainer vor Ort. Beide Wege haben ihre Berechtigung, und die Antwort hängt weniger vom Budget ab als von der Ausgangslage der Beteiligten und vom Ziel der Weiterbildung.

Excel lernen heißt für das Leben lernen

Excel von Microsoft ist das bekannteste Tabellenkalkulationsprogramm. Kaum eine Firma kommt ohne eine Tabellenkalkulation aus, und in den meisten Fällen ist es Excel als Teil von Microsoft Office beziehungsweise Microsoft 365. Erstmals vorgestellt wurde es 1985, seitdem wurde es laufend erweitert. Aktuelle Versionen enthalten Funktionen, die es früher nur in spezialisierten Werkzeugen gab: dynamische Arrays, Power Query für den Datenimport, Power Pivot für Datenmodelle sowie zunehmend automatisierte Auswertungsvorschläge.

Auch im privaten Bereich wird Excel gern genutzt, etwa für Haushaltsbudgets oder Auswertungen. Für alle, die im Arbeitsprozess stehen, ist ein solider Umgang mit dem Programm ein handfester Vorteil. Wichtig ist dabei die Unterscheidung zwischen Grundkenntnissen, mit denen man Listen pflegt und einfach rechnet, und einem Niveau, auf dem man Daten aus mehreren Quellen zusammenführt und belastbar auswertet.

Excel im Arbeitsprozess anwenden

Unternehmen sind daran interessiert, dass ihre Mitarbeitenden Excel beherrschen. Tägliche Arbeitsprozesse, besonders in der Buchhaltung und bei Auswertungen aller Art, lassen sich damit spürbar beschleunigen. Ein Arbeitsgang wird schneller, einfacher und nachvollziehbarer, sobald die Struktur einmal steht.

Fehler sind damit allerdings nicht ausgeschlossen. Der häufigste Fehlertyp entsteht bei der Eingabe und bei falsch gesetzten Bezügen, und genau diese Fehler fallen in großen Tabellen lange nicht auf. Sind Daten und Formeln sauber angelegt, kommt man zuverlässig zum Ergebnis und kann jederzeit auf die Daten zugreifen und sie bearbeiten. Ein guter Kurs vermittelt deshalb nicht nur Funktionen, sondern auch Arbeitsweisen: benannte Bereiche, Datenüberprüfung, saubere Trennung von Rohdaten und Auswertung.

Wenn Mitarbeitende Excel noch nicht ausreichend beherrschen, bestehen im Wesentlichen zwei Wege. Es können Schulungen vor Ort organisiert werden, oder die Beteiligten nehmen an Onlinekursen teil.

Die Vorteile von Excel-Onlinekursen

Der offensichtlichste Punkt ist der Preis. Ein Schulungstag mit Trainer kostet pro Teilnehmer ein Vielfaches eines Onlinekurses, und viele Einstiegskurse sind kostenlos oder für einen niedrigen zweistelligen Betrag zu haben. Dabei muss man unterscheiden, um welchen Kurs es sich handelt. Begonnen wird üblicherweise mit einem Grundlagenseminar, in dem Basiswissen vermittelt wird.

Für Firmen reicht das häufig nicht aus. Excel kann deutlich mehr, sodass weitere Einheiten folgen müssen, damit die relevanten Funktionen, Mehrfachoperationen und Diagramme sicher beherrscht werden. In der Summe kann das ins Geld gehen, weshalb Onlinekurse an Bedeutung gewonnen haben.

Weitere Vorteile:

• Eigenes Tempo: Jeder Lernschritt lässt sich beliebig oft wiederholen, ohne dass eine Gruppe wartet.
• Kein Zeitdruck im Kalender: Die Einheiten lassen sich in Randzeiten legen, statt einen ganzen Arbeitstag zu blockieren.
• Keine Hemmschwelle: Niemand sitzt daneben und beobachtet beim Üben, was gerade bei Einsteigern die Lernbereitschaft erhöht.
• Live-Demos zum Nachvollziehen: Jeder Schritt kann angehalten, zurückgespult und selbst nachgebaut werden.
• Verständliche Sprache: Gute Kurse erklären in normaler Sprache statt in Fachjargon.
• Dauerhaft verfügbar: Als Nachschlagewerk bleibt der Kurs auch nach Abschluss nutzbar.

Wo die Präsenzschulung im Vorteil ist

Onlinekurse sind nicht in jeder Lage die bessere Wahl. Eine Schulung mit Trainer hat Stärken, die ein Video nicht ersetzt:

• Rückfragen in Echtzeit, gerade wenn ein Problem am konkreten Datenbestand hängt.
• Arbeit an eigenen Dateien: Ein Trainer kann die realen Tabellen des Unternehmens aufgreifen statt Beispieldaten.
• Verbindlichkeit: Ein Termin wird wahrgenommen, ein Onlinekurs bleibt häufig auf halbem Weg liegen.
• Einheitlicher Wissensstand im Team, was spätere Abstimmung erleichtert.
• Nachweise: Für geförderte Weiterbildung oder Qualifikationsnachweise sind Präsenzformate oft besser dokumentiert.

Die Abbruchquote ist der wunde Punkt vieler Onlineangebote. Wer selbstständig lernt, braucht einen festen Zeitblock im Kalender und ein konkretes Ziel, sonst versandet der Kurs nach den ersten Einheiten.

Direkter Vergleich

Kriterium	Onlinekurs	Präsenzschulung
Kosten pro Person	gering, teils kostenlos	deutlich höher, tagesbasiert
Zeitliche Bindung	frei einteilbar	fester Termin
Individuelle Rückfragen	eingeschränkt, oft nur im Forum	unmittelbar möglich
Arbeit an eigenen Daten	selten vorgesehen	gut möglich
Wiederholbarkeit	unbegrenzt	nur über Unterlagen
Abschlussquote	erfahrungsgemäß niedrig	hoch
Eignung Grundlagen	sehr gut	gut
Eignung Spezialthemen	abhängig vom Anbieter	sehr gut

Woran man einen brauchbaren Kurs erkennt

Das Angebot an Excel-Kursen ist unübersichtlich, die Qualität schwankt erheblich. Einige Kriterien helfen bei der Auswahl, unabhängig davon, ob der Kurs online oder vor Ort stattfindet:

• Aktuelle Programmversion: Ältere Kurse zeigen Oberflächen und Funktionen, die es so nicht mehr gibt. Gerade bei dynamischen Arrays und den neueren Nachschlagefunktionen unterscheidet sich der Weg deutlich vom früheren Vorgehen.
• Übungsdateien zum Mitarbeiten: Wer nur zusieht, behält wenig. Gute Kurse stellen Beispieldaten bereit, an denen jeder Schritt selbst nachgebaut wird.
• Klar benannte Zielgruppe: Ein Kurs für Einsteiger und ein Kurs für Auswertungen im Controlling haben wenig gemeinsam. Angebote, die beides gleichzeitig versprechen, bleiben meist an der Oberfläche.
• Nachvollziehbare Gliederung: Ein einsehbares Inhaltsverzeichnis zeigt vorab, ob die benötigten Themen enthalten sind.
• Aussagen zum Umfang: Angaben zu Videolänge oder Kurstagen erlauben eine realistische Planung im Kalender.
• Rückkanal: Eine Möglichkeit, Fragen zu stellen, sei es über ein Forum, eine Sprechstunde oder einen begleitenden Termin.

Vorsicht ist bei pauschalen Erfolgsversprechen geboten. Kein Kurs ersetzt die Übung an den eigenen Daten, und Formulierungen wie garantierter Erfolg sagen nichts über die Qualität der Inhalte aus.

Welche Themen wirklich gebraucht werden

Der Umfang von Excel führt leicht dazu, dass Kurse Funktionen behandeln, die im Betrieb nie zum Einsatz kommen. Sinnvoll ist, den Bedarf an konkreten Aufgaben festzumachen. Für den Alltag in kleinen Unternehmen tragen erfahrungsgemäß wenige Themenblöcke den größten Teil der Arbeit:

• Tabellen sauber strukturieren, mit klarer Trennung von Rohdaten und Auswertung
• Bezüge sicher setzen, relativ und absolut, und Fehlerquellen erkennen
• Nachschlagefunktionen, um Daten aus mehreren Listen zusammenzuführen
• Pivot-Tabellen für Auswertungen ohne Formelaufwand
• Datenüberprüfung und bedingte Formatierung, um Eingabefehler früh sichtbar zu machen
• Diagramme, die eine Aussage transportieren statt nur Zahlen abzubilden
• Import und Aufbereitung externer Daten, etwa aus Exporten der Buchhaltung

Alles, was darüber hinausgeht, etwa Makros oder Datenmodelle, lohnt sich erst, wenn ein konkreter Anlass besteht. Wer diese Themen vorsorglich mitlernt, vergisst sie in der Regel wieder, bevor sie gebraucht werden.

Eine sinnvolle Kombination

In der Praxis bewährt sich häufig ein zweistufiges Vorgehen. Grundlagen werden über einen Onlinekurs vermittelt, den jeder vorab durcharbeitet. Darauf folgt ein kompakter Präsenz- oder Videokonferenztermin, in dem an den eigenen Dateien gearbeitet und offene Fragen geklärt werden. Das senkt die Kosten gegenüber einer reinen Präsenzschulung erheblich, weil der Trainertag nicht mehr für Basiswissen verbraucht wird.

Hilfreich ist zudem, den Bedarf vorher einzugrenzen. Wer in der Buchhaltung arbeitet, braucht andere Funktionen als jemand, der Angebote kalkuliert oder Projektlisten führt. Ein Kurs, der auf die tatsächlichen Aufgaben zugeschnitten ist, bringt in kürzerer Zeit mehr als ein umfassendes Programm, von dem der Großteil ungenutzt bleibt.

Wer im eigenen Betrieb feststellt, dass alle anderen Excel sicher bedienen und man selbst nur unzulänglich zurechtkommt, sollte den Einstieg nicht aufschieben. Für den Anfang genügt ein kostenloser Grundlagenkurs, um zu prüfen, ob das Format passt. Gezieltes Üben an realen Aufgaben bringt danach den größten Fortschritt.

Häufige Fragen

Sind kostenlose Excel-Onlinekurse ausreichend?

Für Grundlagen in der Regel ja. Aufbau von Tabellen, Formeln, Bezüge, Formatierung und einfache Diagramme werden in frei verfügbaren Kursen solide behandelt. Bei fortgeschrittenen Themen wie Power Query, Datenmodellen oder Makros wird die Auswahl dünner, und kostenpflichtige Kurse oder eine gezielte Schulung sind meist die effizientere Wahl.

Wie lange dauert es, Excel zu lernen?

Grundfunktionen lassen sich in wenigen Stunden erarbeiten, sicheres Arbeiten im Alltag stellt sich meist nach einigen Wochen regelmäßiger Anwendung ein. Entscheidend ist weniger die Kursdauer als die Übung an echten Aufgaben. Wer nach dem Kurs nichts anwendet, verliert das Gelernte schnell wieder.

Kann der Arbeitgeber Excel-Weiterbildung als Kosten ansetzen?

Weiterbildungskosten für Mitarbeitende sind grundsätzlich Betriebsausgaben, sofern sie betrieblich veranlasst sind. Das gilt für Präsenzschulungen ebenso wie für kostenpflichtige Onlinekurse und Lizenzen für Lernplattformen. Für die konkrete steuerliche Behandlung und mögliche Förderprogramme ist eine Abstimmung mit der Steuerberatung sinnvoll.