Rechnungsprogramme für Selbstständige

Rechnungen lassen sich in einer Textverarbeitung schreiben, und viele Selbstständige beginnen genau so. Der Aufwand wird erst sichtbar, wenn Nummern doppelt vergeben werden, die Umsatzsteuervoranmeldung ansteht oder der Steuerberater Belege in strukturierter Form anfordert. Hinzu kommt die schrittweise Einführung der elektronischen Rechnung im B2B-Bereich, die das Dokumentenformat selbst betrifft und nicht nur den Versandweg. Dieser Beitrag ordnet ein, welche Anforderungen eine Rechnung erfüllen muss, welche Funktionen im Alltag tragen und woran sich Programme sinnvoll vergleichen lassen. Er ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.

Pflichtangaben auf einer Rechnung

Das Umsatzsteuergesetz schreibt in § 14 Abs. 4 UStG vor, welche Angaben eine Rechnung enthalten muss. Fehlen sie, kann der Vorsteuerabzug beim Empfänger gefährdet sein, was regelmäßig zu Rückfragen und Korrekturen führt.

• Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmens und des Leistungsempfängers
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Ausstellungsdatum
• Fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer
• Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der Leistung
• Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
• Nach Steuersätzen aufgeschlüsseltes Entgelt sowie im Voraus vereinbarte Minderungen
• Anzuwendender Steuersatz und der darauf entfallende Steuerbetrag oder ein Hinweis auf eine Steuerbefreiung

Für Kleinbetragsrechnungen bis zu einem gesetzlich festgelegten Bruttobetrag gelten Erleichterungen. Zusätzliche Hinweispflichten entstehen bei Reverse-Charge-Leistungen, innergemeinschaftlichen Lieferungen und bei Anwendung der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG, bei der keine Umsatzsteuer ausgewiesen werden darf und ein entsprechender Hinweis erforderlich ist.

Der praktische Nutzen einer Software liegt genau hier: Sie hält diese Felder vor, vergibt Nummern lückenlos und verhindert die häufigsten Formfehler. Die Verantwortung für die Richtigkeit bleibt allerdings beim Rechnungsaussteller.

E-Rechnung: was sich geändert hat

Für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen gilt in Deutschland ein neuer Rechnungsbegriff. Als elektronische Rechnung zählt nur ein strukturiertes Format, das maschinell auslesbar ist und der europäischen Norm EN 16931 entspricht. In der Praxis sind das vor allem XRechnung als reines XML-Format und ZUGFeRD als Kombination aus PDF und eingebettetem XML.

Ein PDF, das per E-Mail versendet wird, gilt in diesem Sinne nicht mehr als elektronische Rechnung, sondern als sonstige Rechnung. Die Pflichten sind zweigeteilt:

• Empfang: Inländische Unternehmen müssen strukturierte E-Rechnungen entgegennehmen können. Technisch genügt dafür grundsätzlich ein E-Mail-Postfach, praktisch braucht es zusätzlich eine Möglichkeit, den XML-Inhalt lesbar darzustellen und revisionssicher zu archivieren.
• Versand: Für die Ausstellung gelten gestaffelte Übergangsfristen, die sich unter anderem am Vorjahresumsatz orientieren. Betroffen sind ausschließlich Umsätze zwischen Unternehmen im Inland; Rechnungen an Privatpersonen bleiben davon unberührt.

Für die Auswahl einer Software bedeutet das: Sowohl das Erzeugen als auch das Einlesen der gängigen Formate sollte unterstützt sein. Wichtig ist außerdem, dass bei ZUGFeRD das XML als führender Datensatz gilt. Weichen PDF-Ansicht und XML-Inhalt voneinander ab, ist der strukturierte Datensatz maßgeblich. Programme, die das PDF nur nachträglich mit einer XML-Datei anreichern, ohne beide konsistent zu erzeugen, sind eine Fehlerquelle. Die konkreten Fristen für den eigenen Betrieb sollten mit dem Steuerberater geklärt werden.

Aufbewahrung und GoBD

Rechnungen sind aufbewahrungspflichtig, und zwar in dem Format, in dem sie entstanden oder eingegangen sind. Eine als XML empfangene Rechnung muss als XML archiviert werden, ein Ausdruck genügt nicht. Für digitale Belege gelten die GoBD, die Nachvollziehbarkeit, Unveränderbarkeit, Vollständigkeit und geordnete Ablage verlangen.

Für Selbstständige bedeutet das konkret:

• Ausgangsrechnungen dürfen nach dem Versand nicht mehr verändert werden. Korrekturen erfolgen über eine Stornorechnung oder eine Korrekturrechnung mit eigener Nummer.
• Rechnungsnummern müssen lückenlos nachvollziehbar sein. Lücken sind nicht automatisch unzulässig, sollten aber erklärbar sein.
• Der Ablauf der digitalen Rechnungserstellung und -ablage gehört in eine Verfahrensdokumentation. Für einfache Konstellationen genügt eine knappe Beschreibung.
• Ein Export aller Daten muss möglich sein, auch wenn die Software gewechselt wird oder ein Abo endet.

Der letzte Punkt wird oft übersehen. Wer Rechnungen ausschließlich in einer Cloud-Lösung vorhält und das Abo kündigt, steht ohne Zugriff auf die eigenen Belege da. Sinnvoll ist ein regelmäßiger Export in ein offenes Format, unabhängig davon, wie zuverlässig der Anbieter erscheint. Diese Hinweise sind eine allgemeine Einordnung und ersetzen keine steuerliche Beratung.

Funktionen, die den Alltag tragen

Der Funktionsumfang unterscheidet sich weniger beim Rechnungschreiben selbst als in allem, was davor und danach passiert.

Grundfunktionen

Kunden- und Artikelverwaltung, Angebote mit Umwandlung in Rechnungen, wiederkehrende Rechnungen für Abonnements oder Wartungsverträge, Teilrechnungen und Anzahlungen sowie Vorlagen mit eigenem Logo. Ein Zahlungslink oder QR-Code auf der Rechnung verkürzt in der Praxis die Zahlungsdauer.

Zahlungsabgleich und Mahnwesen

Der größere Zeitgewinn liegt meist beim Nachverfolgen offener Posten. Programme mit Bankanbindung gleichen Zahlungseingänge automatisch mit offenen Rechnungen ab und markieren Überfälligkeiten. Ein mehrstufiges Mahnwesen mit vorformulierten Erinnerungen erspart die unangenehmste Aufgabe im Rechnungsalltag.

Belege und Buchhaltung

Für Selbstständige mit Einnahmenüberschussrechnung ist praktisch, wenn Eingangsbelege per Foto erfasst und Kategorien zugeordnet werden können. Nützlich sind außerdem eine vorbereitete Umsatzsteuervoranmeldung, eine EÜR-Auswertung und die Übergabe an den Steuerberater über eine gängige Schnittstelle.

Zeiterfassung und Projekte

Wer nach Stunden abrechnet, spart Aufwand, wenn erfasste Zeiten direkt in Rechnungspositionen übernommen werden. Ohne diese Verbindung entsteht eine Zwischenstufe in Tabellen, die erfahrungsgemäß fehleranfällig ist. Hilfreich ist zudem eine Trennung nach Projekt und Tätigkeit, damit abrechenbare und nicht abrechenbare Zeiten unterscheidbar bleiben.

Auslandsgeschäft

Sobald Kunden im EU-Ausland dazukommen, wird die Rechnungsstellung anspruchsvoller. Bei Leistungen an Unternehmen im EU-Ausland greift regelmäßig das Reverse-Charge-Verfahren mit entsprechendem Hinweis auf der Rechnung und der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beider Seiten, dazu kommen Meldepflichten wie die Zusammenfassende Meldung. Eine Software, die Steuersätze und Hinweistexte anhand des Kundensitzes automatisch setzt und Fremdwährungen sauber umrechnet, verhindert wiederkehrende Korrekturen. Die steuerliche Beurteilung des Einzelfalls bleibt Sache des Steuerberaters.

Kostenrahmen und Modelle

Der Markt ist in mehrere Preisstufen gegliedert:

Stufe	Typischer Umfang	Größenordnung
Kostenlos	Begrenzte Rechnungsanzahl, Grundfunktionen	ohne laufende Kosten
Einstieg	Rechnungen, Kunden, E-Rechnung, Grundauswertungen	wenige Euro pro Monat
Standard	Bankabgleich, Mahnwesen, Belegerfassung, UStVA	im mittleren zweistelligen Bereich pro Monat möglich
Erweitert	Mehrere Nutzer, Projekte, Lager, Buchhaltung	darüber, abhängig vom Umfang

Kostenlose Angebote finanzieren sich häufig über Zusatzleistungen oder begrenzen den Funktionsumfang so, dass ein Wechsel absehbar wird. Das ist nicht per se ein Nachteil, sollte aber bei der Entscheidung berücksichtigt werden, weil der Umstieg mit gewachsenem Datenbestand aufwendiger ist als der Einstieg.

Vor dem Vergleich lohnen einige nüchterne Fragen: Wie viele Rechnungen entstehen pro Monat? Wird Umsatzsteuer ausgewiesen oder gilt die Kleinunternehmerregelung? Werden Leistungen nach Stunden oder pauschal abgerechnet? Gibt es Kunden im EU-Ausland? Existiert ein Steuerberater, und welche Schnittstelle bevorzugt er? Diese fünf Antworten grenzen das Feld meist deutlich schneller ein als eine Funktionsliste.

Häufige Fragen

Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen können?

Für die Ausstellung sieht die Regelung Erleichterungen für Kleinunternehmer vor. Die Pflicht, strukturierte elektronische Rechnungen von anderen inländischen Unternehmen entgegennehmen zu können, gilt dagegen unabhängig davon. Praktisch bedeutet das: Ein Weg, XRechnung oder ZUGFeRD zu empfangen, lesbar zu machen und aufzubewahren, wird auch bei Kleinunternehmerstatus gebraucht. Die genaue Einordnung für den eigenen Fall gehört ins Gespräch mit dem Steuerberater.

Kann ich Rechnungsnummern frei wählen?

Die Nummer muss einmalig und fortlaufend sein, das Schema ist aber frei. Üblich sind Kombinationen aus Jahr und laufender Nummer, teils ergänzt um Kunden- oder Projektkürzel. Wichtig ist die Konsistenz: Ein Wechsel des Schemas mitten im Jahr erzeugt Erklärungsbedarf. Getrennte Nummernkreise für unterschiedliche Geschäftsbereiche sind zulässig, solange sie in sich lückenlos und nachvollziehbar bleiben.

Was passiert mit meinen Daten, wenn ich die Software wechsle?

Das hängt vollständig vom Anbieter ab und gehört vor dem Abschluss geklärt. Nötig ist ein Export aller Rechnungen als PDF und, sofern erzeugt, als XML, dazu Kunden- und Artikelstammdaten in einem offenen Format wie CSV. Wegen der Aufbewahrungsfristen reicht es nicht, sich auf einen befristeten Nachzugriff nach Kündigung zu verlassen. Ein eigener, regelmäßig aktualisierter Export ist die sicherere Variante.